Die Pflicht kommt in Stufen, und die meisten Texte dazu sind in einer Sprache geschrieben, die man nicht versteht. Hier steht, was wirklich gilt, ab wann es Sie betrifft und was Sie tun müssen — in fünf Minuten gelesen.
Es gibt zwei Pflichten, und sie kommen zu verschiedenen Zeiten: empfangen können müssen Sie schon, ausstellen erst später.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Empfangen: allegilt schon Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können. Auch Kleinunternehmer. |
| 1.1.2027 | Ausstellen: ab 800.000 € Vorjahresumsatz Für den Stichtag zählt der Umsatz des Jahres 2026. |
| 1.1.2028 | Ausstellen: alle anderenwahrscheinlich Sie Wer 2026 unter 800.000 € lag, hat bis dahin Zeit. |
| dauerhaft | Kleinunternehmer: vom Ausstellen befreit § 19 UStG. Empfangen müssen aber auch Sie. |
Das ist der Punkt, an dem die meisten hängenbleiben — und er ist einfacher, als er klingt.
Auch wenn es schön aussieht und alle Pflichtangaben enthält. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Ein Programm müsste die Zahlen daraus erraten — und genau das soll aufhören.
Eine Datei, in der jede Angabe ihr eigenes Feld hat: Betrag, Steuersatz, Datum, Rechnungsnummer. Ein Programm liest sie, ohne zu raten. Das ist der ganze Sinn der Sache.
Wichtig bei ZUGFeRD: Es muss mindestens das Profil EN 16931 sein. Die schwächeren Stufen „MINIMUM" und „BASIC-WL" erfüllen die Pflicht ausdrücklich nicht. Wer Ihnen ZUGFeRD verkauft, sollte diese Zahl nennen können.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Sie ist kleiner, als viele denken — aber sie ist nicht nichts.
Jede festgeschriebene Rechnung geht als ZUGFeRD im Profil EN 16931 hinaus. Ihr Kunde sieht dasselbe Blatt wie immer; in der Datei steckt zusätzlich der strukturierte Teil. Sie müssen dafür nichts anklicken und nichts umstellen — im Rechnungsformular steht nur, ob es geklappt hat, und wenn nicht, welche Angabe noch fehlt.
Laden Sie eine Lieferantenrechnung als Beleg hoch, sieht Büro zuerst nach, ob eine E-Rechnung darin steckt. Wenn ja, übernimmt es Betrag, Steuer, Datum, Rechnungsnummer und Lieferant aus den Daten, nicht aus dem Bild. Dann steht dort „E-Rechnung gelesen" statt „erkannt" — und Sie müssen nichts nachrechnen.
Gelesen werden alle drei Fälle, die vorkommen: ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung in beiden zulässigen Formaten. Welches davon kommt, entscheidet Ihr Lieferant, nicht Sie.
Können Sie. E-Rechnung beherrschen die großen Anbieter alle, und beim reinen Rechnungschreiben sind manche sogar günstiger als ich. Das sage ich lieber selbst, als dass Sie es nachrechnen.
Der Unterschied liegt woanders.
Sondern Ihr Büro. Zeiterfassung mit Stoppuhr, die auf dem Sperrbildschirm weiterläuft. Projekte mit Stand, von der Anfrage bis zur Abnahme. Checklisten für Kundengespräche, aus denen das Angebot entsteht. Das fehlt dort nicht aus Versehen — es gehört in ein Buchhaltungsprogramm nicht hinein.
Anderswo raten Sie, welches Paket Sie brauchen, und wachsen dann hinein: Rechnungen erst ab der zweiten Stufe, Auswertungen ab der dritten. Hier ist alles drin, von Anfang an, zu einem Preis.
Büro läuft nicht nur als App, sondern als eigener Bereich auf Ihrer Website — unter Ihrer Adresse, in Ihren Farben, mit Ihrem Logo. Wer sich dort anmeldet, merkt nicht, dass ein fremdes Programm dahintersteckt. Hier ansehen →
Wenn etwas klemmt, rufen Sie mich an. Kein Ticketsystem, keine Warteschleife, keine Nummer, unter der jedes Mal jemand anderes sitzt.
Das gehört dazu, sonst ist der Rest auch nichts wert. Wenn Sie eines davon brauchen, sind Sie woanders besser aufgehoben — sagen Sie mir Bescheid, ich nenne Ihnen gern etwas Passendes:
Angebote, Rechnungen und Verträge als fertiges PDF, mit E-Rechnung. Versand aus Ihrem eigenen Postfach. Zeiterfassung, Belege, Projekte. Eigener Bereich auf Ihrer Website in Ihrer Optik. Am Rechner und unterwegs derselbe Stand.
Der erste Monat kostenlos. Keine Staffelung nach Anzahl der Rechnungen. Checklisten für Ihre Kundengespräche sind für 49 € im Jahr dazubuchbar. Baue ich Ihre Website und übernehme die Pflege, ist beides dabei.
Kein Steuerrat. Diese Seite erklärt, wie ich die Regeln verstehe, und ist nach bestem Wissen geschrieben — Stand 22. September 2026. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihr Steuerbüro, und für Ihren Einzelfall kann ich nicht einstehen. Im Zweifel fragen Sie dort nach; die Fristen oben können Sie ausdrucken und mitnehmen.